문서기록물의 파일링시스템에 관한 연구
A Study on Records Filing Systems
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초록
본 논문은 문서기록물을 대상으로 문서관리의 기초가 되는 문서의 파일링시스템의 다양한 종류와 방법을 소개하고 있다. 문서파일링시스템으로 거론되고 있는 명칭, 숫자, 지명, 주제 파일링시스템의 장단점과 특징, 적용하기에 적합한 문서의 종류, 사용방법을 설명하고 있다. 명칭파일링시스템은 인명, 상호명, 회사명, 등의 이름으로 문서를 검색하는 것이 빈번한 경우에 적합하며 반대로 문서가 기관명이나 개인명보다 장소나 위치에 의한 검색요구가 빈번할 것으로 예상될 때에는 지명파일링시스템이 선호된다. 주제 파일링시스템은 문서를 담은 폴더명을 주제명 혹은 ‘주제명’을 의미하는 ‘숫자’로 표현할 수 있는데 ① 주제명(alphabetic arrangement) ② 숫자(numeric arrangement) ③ 문자와 숫자의 혼합형(alphanumeric arrangement) ④ 분류번호(decimal arrangement) 등의 다양한 배열방법을 응용할 수 있다.
Abstract
This study reviews various kinds of records filing systems, which function as a basic fundamental to effective records management. The purposes, methods and characteristics of Alphabetic, geographic, numeric, subject, and combined filing systems are examined. The alphabetic filing method uses letters of the alphabet to determine the order of names of people and companies. In subject filing the subjects are filed in alphabetic order. In numeric filing, numbers representing names or subjects are used. When records are requested by place or location rather than by individual or business name, geographic filing is advantageous.
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