표준 기록관리시스템의 ‘기준관리’ 기능 및 이용 평가
Function and Use Evaluation of ‘Classification & Disposal Schedule Management’ in the Standard Records Management System
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표준 기록관리시스템(이하 RMS)이 2007년 중앙행정기관의 도입을 시작으로 현재 지방자치단체, 그 밖의 공공기관에도 도입되어 사용되고 있다. RMS는 전자기록환경에서 기록을 관리하기 위한 필수도구이나, 실제 RMS의 기능들이 표준이나 실무를 잘 반영하고 있는지, 얼마만큼 업무에 활용되고 있는지는 잘 알려져 있지 않다. 본 연구는 이러한 문제의식에서 출발하여, 기록관리시스템에 구현된 기능 중 ‘기준관리’에 대한 평가와 그 의미를 분석하고자 하였다. ‘기준관리’는 RMS상 기록관리기준표·기준정보관리·분류체계지정·재분류로 구성되어 있는데, 이것은 기록관리기준표 관리와 관련된, 다시 말해 기록의 분류와 처분일정의 영역이다. 분류와 처분일정은 기록에 대한 지적 통제의 중심이자 기록관리의 핵심영역이므로, 이것이 시스템에서 그 역할을 제대로 하고 있는지 분석하는 것은 중요한 일이다. 본 연구에서는 RMS의 기준관리에 대하여 기능 평가와 이용 평가를 함께 실시하였다. 기능 평가는 국내외 표준에서 제시하는 기능요건을 RMS가 얼마나 구현하고 있는지를 비교분석한 것이다. 그리고 이용 평가는 그러한 기능들을 얼마만큼 실제로 사용하고 있는지, 문제점은 무엇인지 진단한 것이다. 중앙행정기관과 광역 및 기초 지자체를 대상으로 실시한 이러한 평가를 통해 얻은 시사점들을 제도적, 기능·이용적, 행정적 측면으로 구분하여 정리하였다. RMS 기준관리 기능이, 더 나아가 RMS 시스템 전체가 기록관리 실무에서 원활하게 사용되기 위해 중요한 것은 사용자를 비롯한 이해당사자들의 소통임이 연구과정에서 드러났다. 사용자들은 RMS를 이용하면서 발생하는 요구사항을 지속적으로 제기하여야 하며, 중앙기록물관리기관은 그들의 요구사항을 분석·파악하고 이를 시스템에 반영하여, 시스템을 고도화 시키고 개선하는데 많은 노력을 하여야 한다.
Abstract
Since central governments began to establish and use the Standard Records Management System(RMS) in 2007, more and more local governments and other public organizations have constructed RMS. RMS is the essential tool for records management in electronic environments, but it is not known how well the functions of RMS reflect standards and practice related records management or how many records managers use RMS in performing their works. This paper deals with analyzing the evaluation of ‘classification & disposal schedule management’ function in RMS. ‘Classification & disposal schedule management’ function has 4 subfunctions of review of classification & preservation period, management of the schedule items, assignment of classification scheme and reclassification. Classification and disposal schedule is at the heart of intellectual control of records and core area of records management. So it is important to analyze whether this function plays well a role in RMS or not. This research carried out evaluation of function and use about classification & disposal schedule management in RMS. Functional evaluation is to compare and analyze how well RMS meets the functional requirements which home and foreign standards give. Use evaluation is to investigate how records managers use RMS in accomplishing their task of managing classification & disposal schedule and to look into what is the problem with the use. This paper could get the implications through the survey of records managers who are working at central governments, regional local governments and basic local governments. And these implications are considered in institutional, functional, use and administrative aspect. It is important to communicate with stakeholders so that ‘classification & disposal schedule management’ function, further, all functions of the RMS in practice of records management could be used smoothly. Users of RMS have to raise demands or call for technical solutions of the problems which come up in use, while RMS developers and administrators must make more of an effort to satisfy their demands, reflect them on the RMS and enhance the system.
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